Migliori Software Gestionali per Ristorante: Guida e Migliori 7 del 2023

Cosa sono i gestionali per ristoranti

Abbiamo dunque analizzato concretamente, e con un punto di vista decisamente analitico, quelle che sono le caratteristiche fondamentali che contraddistinguono i migliori gestionali per ristoranti al momento presenti sul mercato. Ma di cosa stiamo parlando, esattamente?

I gestionali per ristoranti sono software digitali concepiti per l’utilizzo all’interno di un’attività ristorativa, che sia un ristorante, una pizzeria, un locale, un pub o un food-lab. Qualsiasi attività che abbia che fare con la ristorazione può dunque utilizzare un gestionale di questo tipo, in quanto si tratta di un programma semplice e dinamico utile a centralizzare le comande, e rendere molto più fluido il contatto tra sala (spesso anche la cassa) e la cucina, dove arrivano le comande via gestionale.

Come suggerisce il nome, poi, i gestionali per ristorante permettono anche di avere una panoramica completa dell’attività, fornendo al tempo stesso degli strumenti utili al fine di gestire ed amministrare correttamente il ristorante.

Oltre a poter prendere le comande, gli ordini e comunicarli direttamente alla cucina, un buon gestionale permette anche di semplificare i pagamenti e gli ordini dei clienti (in fase di raccolta), di gestire la sala e la disposizione dei tavoli, così come di mantenere sotto controllo le spese di fornitura ed i contatti con i fornitori stessi, nonché le varie disponibilità in magazzino e così via.

I gestionali per i ristoranti sono perciò uno strumento che semplifica il lavoro nel settore, rendendolo molto più semplice da approcciare e migliore per l’utenza finale.

L’importanza di una gestione efficace in un ristorante

Perché è fondamentale gestire correttamente un ristorante? Quali sono i vantaggi?

Onestamente, questa è una domanda piuttosto semplice a cui rispondere. Anche se non sembra, infatti, la gestione di un’attività ristorativa richiede tempo, sacrificio, attenzione, passione e cuore, ed anche il minimo dettaglio sfuggito all’attenzione può rovinare un’intera serata di servizio. Un tempo, la gestione del ristorante avveniva semplicemente utilizzando carta e penna, e nonostante si trattasse di un buon metodo, sicuramente implicava la perdita di tantissimo tempo, denaro e fatica.

Una gestione efficace del ristorante, passante per un controllo centralizzato dei vari settori del locale, permette di avere una visione d’insieme, che evidenzierà le criticità e segnalerà quelli che invece sono i punti forti. Con delle panoramiche dettagliate ed un’osservazione d’insieme, il gestore che utilizza uno di questi software sa perfettamente dove e come agire, in maniera tale da migliorare la lacuna e sistemare il problema.

Tra i vantaggi citiamo poi la possibilità di inserire funzioni particolari all’interno del locale, come l’ordinazione dei piatti direttamente dal tavolo o con totem preposti, oppure la possibilità di organizzare tutte le procedure di asporto e delivery senza appoggiarsi ad un aggregatore esterno, che spesso costa parecchio.

Facciamo un esempio pratico.

Oggi che la consumazione nei ristoranti ha raggiunto il suo picco, può infatti capitare di avere la sala piena. Ciò, soprattutto per uno staff inesperto, può rappresentare motivo di confusione, che a sua volta conduce ad errori grossolani piuttosto evitabili in sala. L’utilizzo di un gestionale, associato ad esempio a dei palmari per i camerieri, permetterebbe loro di avere chiaro il quadro delle comande e delle consegne ai tavoli, eliminando i problemi di memoria e organizzando meglio il lavoro.

Questi gestionali inoltre, spesso e volentieri, permettono al direttore di sala (che spesso possiede un quadro di visione ancora maggiore rispetto ai camerieri) di comunicare modifiche, aggiunte, rimozioni o segnalare consegne direttamente a determinati camerieri, migliorando la comunicazione e facilitando le trasmissioni istantanee.

Altro vantaggio per cui una gestione centralizzata è ad oggi fondamentale?

Moltissimi software monitorano costantemente il magazzino, segnalando l’eventuale assenza di un prodotto e permettendo al gestore di effettuare l’ordine prima dell’apertura. Questo scongiura eventuali brutte figure con i clienti, permettendo di farsi trovare sempre pronti.

Caratteristiche e funzioni base dei gestionali per ristorante

Come abbiamo visto e detto più volte, comunque, i gestionali per ristorante sono uno diverso dall’altro: dove un software risponde a determinate esigenze, probabilmente non integra altre funzioni, e viceversa per tutti i vari modelli. Quello che però non deve mancare assolutamente è certo, e fa riferimento ad alcune caratteristiche specifiche che i software di questo tipo devono inglobare per forza di cose.

Quali sono dunque le funzioni di base comuni dei gestionali ristorante?

• Prenotazioni: un buon gestionale come si deve permette di gestire e modificare le prenotazioni dei clienti, sia online che dal vivo, offrendo strumenti che permettono di segnare data, ora e tavolo specifico in cui posizionare il cliente;
• Comande: dì addio al vecchio fogliettino di carta. Con un gestionale attivo su palmari o smartphone, è possibile prendere la comanda in sala direttamente sul gestionale, ed inviarla in maniera digitale dalla sala (dove è stata raccolta) alla cucina (dove sarà eseguita). Le comande raggiungeranno la cucina in ordine cronologico e potranno essere evase in maniera semplice;
• Menù digitale: che sia disponibile sulla propria pagina di Google o integrato con una scansione QR sui tavoli del ristorante, il menù digitale è ad oggi imprescindibile per le nuove attività. Oltre ad essere una scelta ecologica – quella di non adottare un menù cartaceo – rendere il menù più semplice da trovare con il formato digitale offre l’opportunità ai clienti di consultare le possibilità anche da casa, agevolando ad esempio il processo di scelta per il delivery;
• Delivery e Takeaway: invece che affidarsi agli aggregatori esterni, nocivi per un’attività privata, scegliere di organizzare il proprio asporto attraverso un gestionale personale è una scelta sensata, che per fortuna fa parte di tutti i principali software di questo genere.

Come Scegliere il Miglior Software per il Tuo Ristorante

La parte finale della nostra guida sui migliori software gestionali per il tuo ristorante passa dunque per il processo di scelta finale, quella fase di analisi che permette di verificare l’efficacia dei vari servizi e di scegliere quello che si adatta meglio alle proprie esigenze. Sapere come scegliere il miglior software per il proprio ristorante è dunque una fase cruciale dell’intero processo, in quanto determina semplicemente quelle che sono le future possibilità, per la propria attività ristorativa, di crescere ed evolversi secondo le necessità e le richieste del gestore stesso.

Ci sono almeno 5 elementi che andrebbero considerati quando si parla di una scelta oculata e condotta secondo un criterio.

Questi elementi sono diversi, e spaziano dalla semplice comprensione delle proprie necessità passando per le funzionalità offerte dal programma in questione. Ha un peso, ovviamente, anche la facilità d’utilizzo del gestionale, le sue eventuali integrazioni con sistemi esterni adottati già nel ristorante e, decisamente, anche il prezzo.

Un investimento importante e fondamentale per non soccombere dietro al tempo che avanza: vediamo come scegliere considerando tutti questi fattori.

Valuta le esigenze specifiche del tuo ristorante

La prima cosa da fare quando si deve scegliere il miglior gestionale ristorante per la propria attività è proprio partire da quest’ultima: quali sono le esigenze del ristorante per cui si cerca un gestionale?

Come abbiamo visto, infatti, i diversi software rispondono sempre ad esigenze diverse, focalizzando l’attenzione su determinati settori dell’attività e tralasciandone, purtroppo, alcuni. Questo significa che non tutti i gestionali sono adatti a tutti i ristoranti, e per questo motivo bisogna valutare le esigenze fondamentali del caso. Valutare quelle che sono le criticità da risolvere nel proprio ristorante permette di avere una quadra chiara della situazione.

Ad esempio: se nel tuo ristorante riscontri particolari difficoltà nel raccogliere le comande in sala, trovandoti a fine turno con decine di foglietti volanti, un gestionale che ti permetta di raccogliere le comande tramite palmare o smartphone è sicuramente una scelta intelligente, in quanto comunica direttamente alla cucina quella che è la comanda in questione.

Altro esempio può essere invece dato dalla difficoltà nel tenere traccia degli alimenti presenti in magazzino e quali – invece – sono quelli assenti. Soprattutto per i ristoranti di grandi dimensioni, un gestionale che monitori costantemente il magazzino permette di sapere, già all’inizio della giornata, cosa manca e cosa no, permettendo al gestore di risolvere la situazione prima che si generi un intoppo.

Valutate dunque i bisogni del vostro ristorante, chiedendovi “in cosa posso migliorare?“.

Questo vi aiuterà a restringere il campo.

Funzionalità del software gestionale

Individuate le esigenze e le necessità da soddisfare, si passa al passo successivo: le funzioni del software.

Per rispondere alle esigenze che abbiamo visto poc’anzi, il software gestionale deve proporre delle funzioni che interagiscano direttamente con la problematica, annullandola. Oltre a ciò, comunque, abbiamo anche visto nei paragrafi precedenti quelle che sono le funzionalità di base che non possono mancare, e che permettono di snellire un po’ tutti i procedimenti di un ristorante quando non adotta correttamente una formula di questo genere.

Un software gestionale non può dunque mancare di funzioni come la gestione intelligente delle comande, l’organizzazione del delivery, la gestione delle prenotazioni ed il menù digitale, ma è chiaro che esistono anche tante altre funzionalità che potrebbero tornare utili.

Sempre partendo dal tipo di attività che dovete amministrare, potrebbe dunque essere utile un inventario in comune tra più attività (nel caso di catene di ristoranti), oppure ancora una funzione di comunicazione diretta con i vari reparti, quando cucina e pizzeria – ad esempio – lavorano in ambienti separati.

Il parco delle funzioni di un gestionale è sempre espresso in maniera chiara dal produttore: valutate sempre questo elenco prima di fare acquisti e scegliete solo i pacchetti che contengono quello che vi serve. Funzioni aggiuntive, che potreste non utilizzare mai, faranno lievitare il prezzo.

Facilità d’uso

Probabilmente sembrerà banale ma, per ottenere tutti i vantaggi tipici di un gestionale per ristorante, questo dev’essere facile da usare.

Un gestionale con una buona facilità d’utilizzo permette praticamente a chiunque di utilizzarlo, offrendosi dunque ad un pubblico molto più vasto e largo. Come abbiamo anticipato all’inizio di questa guida, infatti, non sono solo le nuove attività ad approcciare questo tipo di tecnologia, ma anche quelle presenti sul territorio da anni, che necessitano perciò di aggiornarsi per affrontare i nuovi ritmi frenetici della vita.

Proprio per questo motivo, il gestionale dev’essere sempre user friendly, intuitivo, poco macchinoso e semplice da comprendere dopo una prima occhiata, in maniera tale da favorire tutti gli utenti poco avvezzi alla tecnologia e che sono spaventati dall’innovazione. Pensateci: acquistate un software gestionale per ottenere dei benefici lavorativi, ma non riuscendo ad utilizzarlo non fareste altro che peggiorare la situazione.

Per fortuna, sotto questo punto di vista, un po’ tutti i gestionali si comportano bene, soprattutto quando si parla di servizi pensati per locali di piccole dimensioni, cittadini e privati. Ovviamente, più sarà grande ed ampio il ristorante e più sarà necessaria dell’attenzione da parte dell’utente.

Integrazioni e compatibilità con sistemi esterni

Tra i punti più importanti di un software per la gestione di un ristorante troviamo dunque la possibilità di integrare questo programma con sistemi esterni compatibili, i quali supportano l’accesso del software e permettono di accedere ad opportunità particolarmente interessanti sul fronte della produttività.

Tra le possibili integrazioni che è possibile condurre con determinati software c’è ad esempio quella con le stampanti per gli ordini, poste spesso alla cassa ed in cucina. L’integrazione permette in questo caso di prendere una comanda in sala, e di stampare automaticamente l’ordine in cucina direttamente dalla stampante preposta. In questo modo si velocizza ulteriormente il contatto tra sala e cucina, permettendo di inviare le comande quasi in automatico.

Altra integrazione interessante è quella in cassa: in questo caso, quest’ultima riceve la cronologia degli ordini e il numero del tavolo che ordina, offrendo poi al cassiere un totale automatico della spesa in base a ciò che si ordina. Se, successivamente alla prima comanda, si ordina altro, la cassa riceve in automatico anche l’altro ordine, sommandolo a quello precedentemente raccolto e stimando una nuova spesa complessiva.

Queste sono solo le integrazioni più comuni: è possibile trovare gestionali che si integrano perfettamente con tablet al tavolo o totem in sala (per facilitare le ordinazioni) come altri ancora si integrano in ecosistemi più grandi, connessi tra i vari camerieri – ad esempio con palmari dedicati – e così via.

Prezzo

Infine, ha ovviamente un peso sulla scelta anche il costo operativo della soluzione.

I vari software per la gestione dei ristoranti hanno costi incredibilmente variabili, e molto dipende dalla formula che si decide. Alcune aziende permettono ai ristoratori di acquistare il software pagando una licenza una tantum, mentre altre offrono il proprio programma solo dietro un abbonamento mensile. Generalmente, dunque, i costi possono partire da un minimo di 120,00€ una tantum, fino ad arrivare a spese particolarmente esose, anche oltre i 300,00€.

Ovviamente, la spesa da affrontare dev’essere valutata anche in base alla portata della propria attività, considerando le esigenze e quelle che sono le opportunità offerte dai vari sistemi.

Per fortuna, le opzioni con pagamento mensile sono anche molto interessanti, permettendo di approcciare questo settore anche spendendo a partire dai 10,00€ al mese.